Archivos Clínicos: Estudio y Organización

Objetivos Específicos

• Unidad 1:
  • Conocer los Sistemas de Salud más representativos a nivel internacional y su organización.
  • Identificar las funciones y áreas de funcionamiento de la Organización Mundial de la Salud (OMS).
  • Analizar el marco legal de los Servicios de Prevención Ajenos.
  • Profundizar en los componentes y estructura de los Sistemas de Información sanitarios.
• Unidad 2:
  • Identificar los principales documentos de los que se compone la historia clínica.
  • Conocer los objetivos de un archivo de historias clínicas.
  • Diferenciar las distintas funciones de los archivos de historias clínicas.
• Unidad 3:
  • Analizar y comprender en qué condiciones se realiza la recepción, instalación y préstamo de las historias clínicas.
  • Diferenciar las formas de identificar las historias clínicas, así como los procedimientos de apertura.
  • Conocer en qué circunstancias se puede producir la salida temporal de los documentos del archivo.
• Unidad 4:
  • Profundizar en las diferentes fases en las que se traduce la custodia de los documentos: la conservación, la gestión de medios materiales y la preservación.
  • Asimilar el concepto de ciclo vital y valor útil de los documentos.
  • Profundizar en las diferentes fases por la que pasa un archivo: activo, pasivo e histórico.
  • Conocer e identificar las diferentes circunstancias y casos en los que se puede llevar a cabo el expurgo de un documento.

Programa del curso

1. Sistemas de salud. El entorno sanitario y la información
   1. Sistemas de salud
      1. Introducción
      2. Sistemas de salud en Europa, América y otras zonas (China, Australia)
         1. Europa
            1. Introducción
            2. Modelo inglés o de Beveridge
            3. Modelo alemán o de Bismarck
            4. Países nórdicos, Europa mediterránea y Europa Central y Oriental
         2. América: EE. UU.
         3. China
         4. Australia
      3. El sistema sanitario en España
      4. Organismos internacionales en el ámbito sanitario (OMS/WHO)
   2. Servicios de prevención
      1. Definición, ámbitos de actuación y servicio de prevención ajeno
      2. Arts. 16, 17 y 22 del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP)
   3. Sistemas de información hospitalarios (SIH)
      1. Concepto. Dato, información, sistema
      2. Componentes y estructura del sistema de información hospitalario
         1. Elementos, relaciones y objetivos
         2. Niveles de decisión
         3. Necesidades de información de los usuarios
         4. Fuentes y contenido de información
         5. Accesibilidad. Niveles de acceso de los usuarios
         6. Herramientas organizativas y tecnológicas
         7. Fichero de pacientes. Bases de datos
      3. Usuarios (proveedores/consumidores, clientes)
      4. Unidad de Documentación Clínica (UDC)
         1. Competencias de la Unidad de Documentación Clínica
            1. Definición y funciones
            2. Tratamiento intelectual de la información clínica Codificación, CMBD, demandas de los usuarios
            3. Tratamiento material de la información: gestión del archivo clínico
            4. Recogida de datos: normalización y validación de documentos y bases de datos. Circuitos de información
            5. Proteger la integridad y confidencialidad de los datos clínicos
            6. Garantizar el acceso a la historia clínica por los usuarios
            7. Control de calidad del sistema
         2. Profesionales de la UDC, funciones. Médico documentalista. Técnico en Documentación Sanitaria. Administrativos
2. Procesos para la gestión innovadora en la organización y gestión de un archivo de historias clínicas
   1. Definición y características
   2. Tipología documental: historia clínica (HC). Estructura y documentos
      1. Concepto de documento y de documento de archivo
      2. La historia clínica
         1. Normativa
         2. Principales documentos de que se compone la historia clínica
   3. Necesidad de normalización y homogeneidad de la documentación clínica
      1. Evolución histórica
      2. Diseño de los elementos de la HCs
      3. Diseño de los documentos
      4. Requisitos para la realización de un diseño
      5. Estructura externa de los elementos de la HC
   4. Objetivos de un archivo de historias clínicas
      1. Custodia de historias clínicas (conservación y preservación)
      2. Organizar el flujo de historias clínicas al archivo
      3. Garantizar el almacenamiento y clasificación de la documentación clínica
      4. Garantizar la utilización de su fondo documental
   5. Funciones de un archivo de historias clínicas
      1. Recepción
      2. Instalación
      3. Préstamo
      4. Custodia
      5. Calidad del proceso
   6. Modelos organizativos de archivos de historias clínicas
      1. Tipos de archivo
      2. Archivo centralizado (historia única, acumulativa e integrada)
      3. Otros modelos: archivos descentralizados. Archivo mixto
3. Recepción, instalación y préstamo de historias clínicas
   1. Recepción
      1. Concepto
      2. Identificación de historias clínicas
         1. Definición
         2. Tipos: numérica, cronológica, alfabética, alfanumérica
         3. Etiquetado y código de colores
         4. Carpetas, sobres, tipo y gramaje de papel
      3. Normalización y ordenación de documentos en la historia clínica
         1. La historia clínica
         2. Autorización de procedimientos
         3. Informe clínico
         4. Anamnesis y exploración, evolución clínica, protocolo quirúrgico y hoja de anestesia
         5. Ordenación de los documentos de la HC
      4. Procedimientos de apertura e identificación de historias clínicas
   2. Instalación (archivado físico)
      1. Definición
      2. Organización por actividad: activo, pasivo, histórico
      3. Sistemas de ordenación y clasificación de historias clínicas
         1. Clasificaciones
         2. Numérica por dígito terminal
         3. Otros tipos de clasificación: alfabética, cronológica, numérica secuencial, alfanumérica
   3. Préstamo
      1. Definición
      2. Acceso a la historia clínica. Prestatarios
      3. Procedimientos para la realización del préstamo de historias clínicas
      4. Circuitos de ejecución del préstamo
         1. Introducción
         2. Consultas externas. Visitas programadas y no programadas
         3. Hospitalización: ingresos programados e ingresos urgentes
         4. Urgencias
         5. Unidad de codificación
         6. Otros tipos de préstamos: estudio, investigación y docencia. Administración y dirección
      5. Procedimientos para control de la documentación prestada
4. Custodia de la documentación: conservación, espacios e instalaciones y preservación
   1. Custodia de la documentación
      1. Concepto
      2. Aspectos: conservación, medios materiales, preservación
   2. Conservación
      1. Medidas y procedimientos
      2. Ciclo vital y valor útil de los documentos
      3. Subarchivos. Fases de un archivo (activo, pasivo, histórico)
      4. Transferencia de historias del activo al pasivo
      5. Legislación sobre conservación de la documentación clínica
      6. Expurgo
      7. Sustitución de soportes
         1. Las nuevas tecnologías
         2. Informatización (bases de datos,…)
         3. Digitalización de documentos (soporte óptico, magnético, etc.)
         4. Microfilmación
      8. Externalización de archivos clínicos
   3. Gestión de medios materiales
      1. Depósitos y zonas de trabajo
         1. Introducción
         2. Área reservada
         3. Área privada
         4. Área pública
      2. Mobiliario. Estanterías
      3. Cajas y carros. Sobres. Hamacas
   4. Preservación
      1. Concepto
      2. Medidas preventivas para evitar el deterioro físico en los documentos
         1. Recomendaciones
         2. Aspectos estructurales y ambientales: luminosidad, temperatura, etc.
            1. Condiciones generales
            2. Condiciones orgánicas
            3. Condiciones constructivas
         3. Protección contra incendios, inundaciones, robos, plagas
      3. Seguridad y confidencialidad de la documentación clínica
         1. Datos de carácter confidencial
         2. Legislación
         3. Plan de seguridad informática
         4. Control de acceso
5. Calidad para la innovación en la gestión de los archivos clínicos
   1. Calidad en la unidad de documentación clínica. Conceptos
      1. Conceptos
      2. El archivo clínico
      3. La historia clínica
   2. Control de calidad en los archivos clínicos
      1. Definición
      2. Auditorías
      3. Estándares de uso común en los archivos clínicos
         1. Análisis de los índices
         2. Indicadores de control del proceso de archivado de historias clínicas
         3. Indicadores de control del proceso de préstamo de historias clínicas
         4. Adecuación de espacios y dotación de medios materiales
         5. Control de calidad de las bases de datos
         6. Normativa
            1. Introducción
            2. Reglamento de la HC en hospital, manual de procedimientos del archivo, confidencialidad y acceso a la historia clínica
            3. Confidencialidad y acceso al archivo y seguridad informática
      4. Acreditación de profesionales